POLÍTICA DE V & A FASHION LIMITADA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

V & A FASHION LIMITADA (en adelante, V&A FASHION), sociedad identificada con el Nit. 802.023.350-1, con domicilio en Barranquilla, dirección Carrera 60 No 70 – 130 Barranquilla Departamento Atlántico, teléfono 3100750, correo electrónico pablo@renzo.com.co, debidamente constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia mediante Escritura Pública No 776 del 17 de febrero de 2004  de la Notaría 5 del círculo de Barranquilla, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2.012, por la cual se dictan las disposiciones generales de protección de datos, y su decreto reglamentario N° 1377 del 27 de junio de 2.013, se permite diseñar, comunicar, e implementar la siguiente Política para el Tratamiento de Datos Personales.

1. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS:

V&A FASHION recolecta, almacena y utiliza datos personales conforme a las finalidades descritas en el numeral 2° siguiente; en consecuencia, los datos podrán ser igualmente suprimidos por V&A FASHION conforme a la vigencia de la base de datos descrita en el numeral 7° siguiente.

El tratamiento al cual serán sometidos los datos de los titulares de la información, será el siguiente:

  • 1.1.  Se informará a los titulares de los datos acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

  • 1.2.  La recolección de datos se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos de acuerdo con el objeto social de la empresa. 

  • 1.3.  No se utilizarán medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales. 

  • 1.4.  Se adoptará un procedimiento para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de datos, la autorización del titular para el tratamiento de los mismos y se les informará los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento. 

  • 1.5.  Se comunicará al Titular, antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas; igualmente, en el evento en que se hagan cambios sustanciales al contenido de las políticas del tratamiento y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización. 

  • 1.6.  En el Tratamiento de datos sensibles se informará al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. 

  • 1.7.  Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles. 


2. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

La información personal que es tratada por V & A FASHION LIMITADA, tiene las siguientes finalidades, según cada grupo de interés:

  • 2.1.  Empleados activos: Gestión de nómina, gestión de personal, manejo de información de empleados para certificados laborales, sistema de gestión de seguridad social en el trabajo, certificados laborales y de retención en la fuente, pagos a seguridad social, programas de fortalecimiento de cultura empresarial,  verificación de cumplimiento de horario laboral y control de ingreso a las instalaciones mediante datos biométricos, programas de capacitación (enseñanza no formal), formación y prevención de riesgos laborales, promoción y gestión de empleo, promoción y selección de personal, programas de salud en el trabajo, seguridad,  gestión de seguros de vida y salud, inspección y control de seguridad y protección social, relaciones laborales y condiciones de trabajo, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones, estrategias, y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los empleados titulares con V&A FASHION. 

  • 2.2. Empleados retirados : Certificados laborales, confirmación experiencia laboral, defensa judicial. 

  • 2.3. Familiares de empleados:  Relacionamiento, invitación a eventos empresariales, 

  • 2.4. Proveedores: Gestión de estadística interna, procedimientos administrativos, registro de entrada y salida de documentos, administración de consultorías, auditorías asesorías y servicios relacionados, gestión administrativa, gestión de cobros y pagos, gestión de facturación, gestión de proveedores, gestión económica y contable, gestión fiscal, históricos de relaciones comerciales,   estudios de mercado, consulta de datos históricos de ventas gestión contable, fiscal y administrativa, gestión de cobros y pagos, gestión de proveedores.
  • 2.5.Clientes:  Atención al ciudadano o servicio al cliente, facturación, fidelización de clientes, promover productos o descuentos, envío de en fechas especiales, posicionamiento de marca, realización de encuestas, sorteos promocionales para impulsar las ventas, estadística de ventas, análisis de perfiles, prospección comercial, encuestas de opinión, envío de publicidad propia y de aliados comerciales, segmentación de mercados, sistemas de ayuda a la toma de decisiones, seguridad en los puntos de venta, gestión de clientes, gestión de facturación, gestión económica y contable, gestión administrativa   

  • 2.6. Visitantes: Utilización de información capturada por cámaras de seguridad instaladas dentro y fuera de los puntos de venta, relacionada con clientes, clientes potenciales y transeuntes para fines de seguridad y  análisis de comportamiento de clientes dentro de los puntos de venta.

3. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR

De conformidad con lo establecido en el artículo 8° de la ley estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, por medio de la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, los derechos que le asisten a los titulares son los siguientes:

  • 3.1.  Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 

  • 3.2.  Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley. 

  • 3.3.  Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. 

  • 3.4.  Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. 

  • 3.5.  Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. 

  • 3.6.  Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 


4. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS ANTE LA CUAL EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN PUEDE EJERCER SUS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR EL DATO Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.

El área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización es la siguiente: COORDINACION COMERCIAL

En los canales:

Físico: Carrera 60 No 70 – 130 Barranquilla o

Correo electrónico: atencioncliente@renzo.com.co

5. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.

5.1. Consultas:

Los Titulares, sus causahabientes o cualquier persona que la Ley faculte según el artículo 2.2.2.25.4.1. del Decreto 1074 de 2015 podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, y V&A FASHION, deberá suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

5.1.1. La consulta se formulará por medio de comunicación escrita dirigida a V&A FASHION (i) Carrera 60 No 70 – 130 Barranquilla, o (ii) al correo electrónico atencioncliente@renzo.com.co

5.1.2. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.2. Reclamos:

Proceden para la actualización, rectificación solicitud de supresión de datos o revocatoria de la autorización para el tratamiento. En este caso el Titular, sus causahabientes o cualquier persona que la Ley faculte según el artículo 2.2.2.25.4.1. del Decreto 1074 de 2015 podrán que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante V&A FASHION, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

5.2.1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a V&A FASHION atencion al cliente con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

5.2.2. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

5.2.3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

5.2.4.  El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al primer término.

6. AUTORIZACIÓN.

V&A FASHION, solicitará, a más tardar en el momento de recolección de sus datos, la autorización del titular para el tratamiento de los mismos, e informará los datos personales que serán recolectados, así como las finalidades específicas del tratamiento, para el cual se obtiene el consentimiento.

7. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.

Las bases de datos tendrán una vigencia hasta 17 de febrero de 2029, en todo caso el periodo de vigencia de la base de datos podrá ser inferior cuando V&A FASHION determine que la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos ya no existe.

La presente política rige a partir del 8 de julio de 2017